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IBM Maximo au service de l’Éducation : Comment STI Maintenance Révolutionne la Gestion des Infrastructures Scolaires au Québec

11 janvier 2024 | Patrice Duchesne

En 2019, le Ministère de l’Éducation du Québec a confié un mandat à STI Maintenance visant à moderniser la gestion des actifs immobiliers des écoles publiques primaires et secondaires des centres de services scolaires (CSS) et des commissions scolaires anglophones. Chargée de calculer le Déficit de Maintien d’Actifs (DMA), STI Maintenance s’est engagée à fournir un portrait détaillé de chaque école, évaluant la qualité de ses infrastructures et attribuant un budget d’investissement pour son entretien. Cet article met en lumière les défis rencontrés et les solutions innovantes déployées par STI Maintenance, notamment l’utilisation de l’outil IBM Maximo.

Le terme « actifs » désigne le parc immobilier qui comprend l’ensemble des écoles primaires et secondaires publiques du Québec. STI Maintenance avait pour mandat de calculer le déficit de maintien d’actifs (DMA) pour le MEQ.

L’objectif était de produire, pour chacune des écoles, un portrait juste et complet qui permettait d’évaluer la qualité des différentes composantes de l’infrastructure et d’attribuer un budget d’investissement pour chaque bâtiment afin de le maintenir en état selon les barèmes préétablis par le ministère.

Les défis à relever et les solutions retenues

STI Maintenance devait fournir un outil permettant d’intégrer une méthode d’évaluation standardisée de chacune des écoles publiques du Québec. Le gouvernement ne possédait pas le portrait exact de la situation qui prévalait et ne bénéficiait pas des outils appropriés pour le calculer.

Avec quelque 4 000 bâtiments scolaires publics de niveaux primaire et secondaire répartis à la grandeur du Québec, fournir un relevé précis de la situation dans chaque école et établir des projections pour le maintien des bâtiments afin d’éviter leur désuétude s’avéraient une tâche complexe.

Ainsi, le premier défi à surmonter était la réalisation de l’inventaire de chacune des écoles (nombre de fenêtres, de portes, de blocs sanitaires, revêtement de plancher, dimension de la toiture, état des fondations, etc.), une étape importante compte tenu de la disparité dans la capacité d’accueil des écoles et l’éclatement géographique du parc scolaire québécois. Un recensement qui se devait d’être exhaustif afin de produire une vue d’ensemble de la situation.

Pour contextualiser l’étendue du travail à accomplir, le MEQ avait une compréhension assez précise de la composition des bâtiments pour seulement 17 % de ses écoles en 2019, moment où le mandat a débuté. L’enjeu d’établir un inventaire fiable devenait dès lors majeur. C’est à partir de celui-ci qu’allait se calculer un DMA qui permettrait une répartition transparente, équitable et comparable du réseau scolaire public qui ferait consensus et susciterait la confiance.

STI Maintenance a donc travaillé en collaboration avec les CSS pour modifier l’approche du MEQ en introduisant 12 paramètres pour lesquels ils ont sondé toutes les écoles. À partir des données fournies, ils ont été en mesure de créer un outil pour simplifier la gestion des données.

La nouvelle approche a permis des économies d’analyses, de rapports, de nombre de projets à mener et de temps de communication entre les partenaires, tout en produisant une meilleure représentation du parc scolaire québécois. On évalue, du côté du MEQ, avoir économisé 90 % du temps requis pour l’obtention de ces résultats.

La solution proposée reposait sur l’implantation d’une version sur mesure du logiciel IBM Maximo qui a été rebaptisé GIEES par le client. Le nouvel outil a permis une meilleure synthèse des données par rapport à l’ancien système de classification du MEQ.

On est passé de 1 170 000 actifs recensés dans l’ancien système (qui représentaient 17 % du total des actifs, donc potentiellement 7 millions d’actifs à gérer) à environ 500 actifs par bâtiment pour un total de 3 millions d’actifs, soit 42 % de moins qu’auparavant. Une méthode qui a facilité l’inspection et la planification des investissements pour les années à venir.

IBM Maximo, un outil innovant

Le mandat a fait la démonstration de l’utilité de IBM Maximo pour la gestion de toutes les catégories d’actifs. De plus, par ses connaissances et son expertise, l’équipe STI Maintenance a intégré les catégories et les formules développées par ses partenaires des CSS pour adapter IBM Maximo à la réalité du parc scolaire québécois. Elle a également élaboré un guide pour les inspections afin de les standardiser à l’échelle du Québec.

L’une des forces de IBM Maximo est qu’il se configure aisément, alors que l’équipe STI Maintenance a su l’adapter à un contexte inédit à partir de concepts de base supportés par le système. Cela a été possible par l’entremise de configurations, sans toutefois avoir recours à de la programmation supplémentaire.

L’ajustement de IBM Maximo a nécessité un travail de pointe, étant qu’il y avait un enjeu de ne pas le dénaturer. De fait, les mises à jour subséquentes de IBM Maximo ne devaient pas empêcher le MEQ de poursuivre son utilisation du logiciel, cela faisant partie des critères de réussite initiaux.

Des retombées pour toute la société

L’impact de l’implantation de la solution IBM Maximo par STI Maintenance dépasse largement la gestion interne au MEQ, la société dans son ensemble étant concernée. L’objectif de fournir des chiffres plus précis et standardisés sur lesquels le gouvernement peut s’appuyer est fondamental. La qualité des écoles au Québec et leur maintenance sont des sujets d’actualité qui intéresse une grande partie de la population, en plus de faire l’unanimité au sein des décideurs politiques.

Il y a 72 CSS au Québec. Certains, notamment à Montréal ou à Québec, comptent plusieurs écoles, des milliers d’étudiants et membres du personnel, en comparaison à d’autres localités, où le nombre d’élèves est beaucoup plus restreint. L’outil développé devait être en mesure de prendre en charge tous les cas de figure.

De plus, dans un contexte de ressources limitées au niveau des écoles, il fallait que les demandes de STI Maintenance pour brosser le portrait complet de l’état des bâtiments soient relativement simples à comprendre et à exécuter pour le personnel des écoles.

Un imposant travail d’équipe pour atteindre les objectifs

On le devine, le projet a demandé un travail de collaboration colossal entre le MEQ, STI Maintenance et les représentants des CSS pour coordonner l’évolution des travaux (sans parler des équipes impliquées à l’interne et des formateurs de STI Maintenance). À cela, il faut ajouter que le tout s’est opéré dans le contexte particulier de la pandémie qui a bouleversé la dynamique des rencontres.

À terme, les objectifs ont été atteints pour la phase initiale du projet. Présentement, des améliorations sont en cours pour tenir compte de l’évolution du contexte et des rétroactions obtenues à la suite de l’application de l’outil GIEES (indexer des coûts, notamment en lien avec l’inflation, intégrer de nouvelles données, tenir compte de l’expérience des trois dernières années et des nouveaux besoins qui ont émergé, etc.). Même l’indexation des coûts en fonction des régions a été pondérée (le coût pour un même travail peut varier selon les régions).

Il ne fait aucun doute que IBM Maximo était la bonne solution pour ce mandat du fait qu’il possède un concepteur d’applications et des scripts d’automatisation. Cela a permis de configurer le système en fonction des besoins spécifiques du client, un énorme avantage par rapport aux logiciels concurrents sur le marché. De plus, sa gestion sur une page web a facilité son usage, comparativement à une application devant être téléchargée.

Autre avantage non négligeable, IBM Maximo ne sert pas seulement au maintien d’actifs, mais permet également de réaliser les entretiens et la gestion de projets, alors que tout est intégré dans un seul et même système (maintien, entretien, gestion de projet, plan directeur, financement, etc.).

Enfin, signe que le gouvernement du Québec est pleinement satisfait du travail accompli, STI Maintenance est à répliquer son approche pour la Société québécoise des infrastructures (SQI) où l’inventaire n’est pas seulement composé d’écoles, mais comprend également des tours de bureaux, des entrepôts, des centres de détention, etc. Par ailleurs, un projet semblable pour les cégeps et les universités du Québec est en préparation et il est envisagé que l’approche soit éventuellement transposée à l’extérieur du Québec.